Betriebskostenabrechnung: Was ist erlaubt und welche Fristen gibt es?

Die Betriebskosten werden oft auch „zweite Miete“ genannt. Sie umfassen alle Kosten, die Eigentümerinnen oder Eigentümern durch den Betrieb der Immobilie im Laufe des Jahres entstehen. Sie werden über die jährliche Betriebskostenabrechnung auf die Mietparteien umgelegt. Dabei gibt es kalte und warme Betriebskosten. Zu den warmen Betriebskosten zählen Heizung oder Wasser, sie werden verbrauchsabhängig abgerechnet. Die kalten Betriebskosten sind Kosten, die über das Jahr von Kommune (Grundsteuer) oder Entsorgungsunternehmen (Müllabfuhr) erhoben werden.

Als Vermieterin oder Vermieter tragen Sie erst einmal die Kosten. Im Mietvertrag ist geregelt, wie Sie die umlegbaren Kosten der Mieterinnen und Mietern einfordern. In der Regel wird eine Vorauszahlung der Betriebskosten festgelegt. Als Vermieterin oder Vermieter legen Sie einmal im Jahr eine Abrechnung vor. Der Abrechnungszeitraum beträgt zwölf Monate. Sollte eine Pauschale vereinbart sein, handelt es sich um einen festen Betrag, mit dem die Kosten abgegolten sind. Egal, wie viel oder wenig tatsächlich verbraucht wurde. Bei der Pauschale entfällt deshalb eine Betriebskostenabrechnung.

Der Begriff „Nebenkosten“ wird oft synonym für „Betriebskosten“ verwendet. Für die Betriebskostenabrechnung an die Mieterinnen und Mieter spielen die umlagefähigen Betriebskosten eine Rolle. Kosten, die für Ihre Verwaltung der Wohnung, Steuerberatung oder für Kontoführungsgebühren anfallen, tragen Sie selbst. Umlegen können Sie dagegen Ausgaben, die laufend entstehen. Dazu zählen u.a. Gebühren für die Wasserversorgung, Müllabfuhr und Straßenreinigung, Heizkosten, bestimmte Versicherungen, Hausmeisterdienste und bis Juli 2024 der Kabelanschluss. Außerdem Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen und die Grundsteuer.

In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind die 17 Kostenarten festgelegt, die zu den umlegbaren Betriebskosten zählen. Sie müssen im Mietvertrag aufgeführt sein, sonst können sie nicht nachträglich eingefordert werden. Es handelt sich dabei um:

• die Grundsteuer
• die Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung
• die Kosten für den Betrieb der Heizungsanlage und der Warmwasserversorgung,
• Aufzugskosten
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Hausmeisterkosten
• die Sach- und Haftpflichtversicherung
• der Betrieb für eine Gemeinschaftsantenne oder den Betrieb einer Verteilanlage
• Gemeinschaftswaschmaschine
• sonstige Betriebskosten

Punkt 17 der Betriebskostenverordnung sind die „sonstigen“ umlegbaren Betriebskosten. An ihnen entzündet sich immer wieder Ärger mit Mieterinnen und Mietern. Das lässt sich vermeiden, wenn die „sonstigen Betriebskosten“ bereits im Mietvertrag detailliert aufgeführt sind. Nur dann können sie in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden. Der Sammelbegriff „sonstige Betriebskosten“ reicht also nicht. Typische „sonstige“ können Dachrinnenreinigung, Feuerlöschgeräte, die Wartung der Blitzschutzanlage mit TÜV-Abnahme oder der Lüftungsanlage, aber auch Betriebskosten für Gemeinschaftsanlagen wie ein Schwimmbad oder eine Sauna sein.

Im Mietvertrag ist unter der Position „sonstige Betriebskosten“ die Umlage der Kosten der Trinkwasseruntersuchung, der Dachrinnenreinigung und diverser Wartungskosten vereinbart.

In der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2014 wies die Vermieterin unter „sonstige Betriebskosten“ einen bestimmten Betrag aus, ohne näher aufzuschlüsseln, aus welchen Einzelpositionen sich dieser zusammensetzt. Die Mieterin hält die Abrechnung insoweit für formell unwirksam und weigert sich, die geforderte Nachzahlung zu leisten.

Die Abrechnung sollte übersichtlich sein und alle relevanten Kostenpositionen enthalten. Sie zeigt die tatsächlich angefallenen Nebenkosten für eine Immobilie. Der Umlageschlüssel bestimmt, wie diese auf die Mietparteien verteilt werden. Dies kann nach Wohnfläche, Personenzahl oder anderen Kriterien erfolgen. Hier ist Genauigkeit gefragt. Bei einer fehlerhaften Abrechnung kann der Mieter, die Mieterin Widerspruch einlegen. Auch eine Einsicht in die Belege kann verlangt werden. Wird beispielsweise eine zu hohe Nachzahlung beanstandet, müssen die Mieterinnen und Mieter zunächst den aufgerufenen Betrag bezahlen. Erst, wenn sich herausstellt, dass die Nebenkostenabrechnung tatsächlich fehlerhaft war, kommt es zur Rückforderung für zu viel bezahlte Beträge.

Die CO2-Abgabe für fossile Brennstoffe wurde ursprünglich ausschließlich von der Mieterin oder dem Mieter bezahlt. Seit 1. Januar 2023 findet eine Kostenaufteilung zwischen Mieterin bzw. Mieter und Vermieterin bzw. Vermieter statt. Je schlechter eine Immobilie gedämmt ist, desto schlechter ist die Energieeffizienz und das schlägt sich auf den Verbrauch beim Heizen nieder. Je mehr fossile Brennstoffe die Heizung verbrennt, desto höher ist der CO2-Ausstoß – und das erhöht die Abgabe. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) legt fest, wie die Kosten der CO2 Steuer aufgeteilt werden. Das Bundeswirtschaftsministerium hat ein Rechen-Tool eingerichtet.

Die Betriebskostenabrechnung umfasst einen bestimmten Zeitraum, normalerweise 12 Monate. Dieser Zeitraum wird als Abrechnungszeitraum bezeichnet. Die Abrechnungsfrist legt fest, bis wann Sie als Vermieter oder Vermieterin die Abrechnung erstellen müssen. Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung der Mieterin oder dem Mieter zugestellt werden. Mieterinnen und Mieter haben wiederum 12 Monate Zeit, Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen.

Die korrekte Betriebskostenabrechnung ist wichtig, denn sie schafft Transparenz über die Kosten und deren faire Verteilung. Der Gesetzgeber hat genau festgelegt, was in die Abrechnung gehört und welche Fristen einzuhalten sind. Durch die detaillierte Auflistung wird die Nebenkostenabrechnung für die Mieterin und den Mieter leichter verständlich und nachvollziehbar und Sie vermeiden Rechtsstreitigkeiten.